Logga in
När du sparat dina dokument i PDF-format är det en del efterbearbetning som kan vara nödvändig. Hur mycket du behöver göra efteråt beror på vilken metod och vilka alternativ du valde när du sparade dokumentet. Om du använt makrot "Konvertera till Adobe PDF" i Office så kunde du göra en hel del förberedelse redan där. Om du använt metoderna med programmet "Distiller" eller skrivaren "Acrobat Distiller" så är inte dokumentinställningarna lika många, se guiden Information om Adobe Acrobat »
För att bearbeta dokumentet i efterhand måste du använda programmet Acrobat (Acrobat Reader är bara till för läsning av dokumenten).
Öppna ditt dokument i Acrobat. I exemplet har vi använt dokumentet "vinsprit" som är sparat med skrivaren "Acrobat Distiller".
Du kan filen i exemplet eller använda ett eget dokument.
(21 Kb)Börja med att ange information om dokumentet med menyn:
"Arkiv/Dokumentegenskaper/Sammanfattning..."
Här ser du bla information om filstorlek, datum, dokumentskydd och andra egenskaper som du inte kan påverka ifrån den här menyn. Det du däremot kan ändra och som är viktigt om dina dokument kommer att användas på Internet är att du använder relevanta Titlar och eventuellt även sökord. Gör du det underlättar du för de olika Söktjänsternas sökmotorer att hitta och presentera ditt dokument på rätt sätt. (I HTML heter funktionerna <TITLE> och "Keywords").
Nedan ser du exempel på hur du kan skriva. Använd gärna en beskrivande titel men inte för lång, den kommer att användas som bokmärkesnamn när någon lägger sidan bland sina favoriter i webbläsaren. Om namnet är för långt så syns det inte. Om dokumentet avser ditt företag så ska du självklart ha med det i varje titelnamn, då blir ju träffarna fler vid sökning på företagsnamnet!
Exempel på namn är tex: "Vår personal, Företaget AB", "Information, Företaget AB", Prislista, Företaget AB"
Nyckelorden skriver du med små bokstäver åtskiljda med kommatecken. Använder du stora bokstäver kan sökträffen utebli i vissa sökmotorer om det inte stämmer exeakt med versaler och gemener.
Den information du anger här gäller naturligtvis inte bara Internet utan även om ditt företag använder andra program för att göra dokument sökbara, ett exempel är Adobe Acrobat Catalogue som finns inbyggt i Acrobat (under menyn "Verktyg/Katalog...")
Du kan styra i vilket zoom-läge ditt dokument öppnas
med menyn
"Dokumentegenskaper/Öppna alternativ..."
Det här standardläget:
I exemplet nedan har vi valt att öppna sidan med Miniatyrer synliga (mer om det i nästa avsnitt nedan) och 100% zoom istället för standard. Vilken som är standard-zoom beror på vad som är angivet i Acrobat eller Acrobat Reader hos den som ska läsa dokumenten.
Visningsläget Kontinuerligt innebär att du kan se två sidor samtidigt, bläddringen blir inte "sida/sida" utan kan vara "halvsida/halvsida" och ger en bättre läsbarhet. Istället för dokumentets filnamn kan du visa Dokumenttitel i Acrobats (eller webbläsarens) titelrad.
OBS! När du ska testa hur de inställningar du valt fungerar måste du spara, stänga och öppna dokumentet. Visningen sker ju vid öppning av dokumenten I Acrobat.
Om du skapar långa dokument och dokument som innehåller grafisk layout kan det vara bra att skapa Miniatyrer av sidorna som visas bredvid huvudsidan. Det är då lätt att zooma och manövrera mellan sidorna med ledning av det man ser i Miniatyren.
För att skapa miniatyrer om de inte redan finns (det är ett val du kan göra när du sparar via makrot "Konvertera till Adobe PDF") använder du menyn "Fönster/Miniatyrer" eller klickar på fliken Miniatyrer till i fönstrets vänsterkant.
För att skapa miniatyrerna dem väljer du pilmenyn och alternativet "Inkludera alla miniatyrer":
Manövrering med miniaturer sker sedan genom att du helt enkelt klickar på dem för att gå till den sidan. Den röda ramen i Miniatyren visar det synliga området på sidan och variera beroende på zoom och position på sidan. Du kan även zooma och panorera medMiniatyrerna.
Dra i hörnet för att zooma in/ut och flytta rutan med "handen":
En av fördelarna med Acrobat-dokument är de olika nivåerna av skydd du kan tilldela dokumenten. Eftersom det digitala formatet PDF ofta ska ersätta pappersdokument som manualer, instruktionsböcker etc så kan det ju vara idé att låsa vissa dokument mot utskrift, annars finns ju risken att vissa skriver ut alla sidor och då är ju vitsen med den "papperslösa lösningen" borta.
Med menyn "Arkiv/dokumentskydd..." hittar du de olika skyddsnivåerna.
Välj "Standarddokumentskydd":
I exemplet nedan har vi valt att dokumentet inte får skrivas ut. OBS! Vilket skydd du än väljer måste du välja "Huvudlösenord". Annars kan vem som helst som har Acrobat låsa upp dokumentet med denna meny!
Lösenord för öppning av dokument kan vara bra om du delar dokument i en arbetsgrupp, då kan ni alla använda ett och samma lösenord men en person har Huvudlösenordet för administration av behörigheter.
OBS! För att testa dokumentets skydd måste du spara, stänga och öppna dokumentet igen.
De olika krypteringsnivåerna anger vilket svårighetsgrad som krävs för att "knäcka" lösenordet. Idag anses 128-bitars kryptering vara det enda säkra alternativet men det klarar bara Acrobat 5. Använd alltså 40-bitars kryptering om dokumentet ska läsas av de som har Acrobat Reader 3/4.
En viktig åtgärd för snabb visning av dokument som används på Internet är att de "Optimeras för snabb webbläsning". Det innebär att dokumentet förbereds för att kunna laddas ner en sida i taget från webbservern. Annars måste man vänta på att hela dokumentet är färdigladdat innan man kan se en viss sida.
Du kan kolla om ditt
dokument är förberett för webb med menyn
"Arkiv/Dokumentegenskaper/Sammanfattning...":
Om du skapat dokumentet med Acrobat 5 så är chansen stor att det är klart redan. Annars gör du det manuellt genom att först kolla om din Acrobat är grundinställd för webb med menyn "Redigera/Inställningar/Allmänt..." och valet "Alternativ":
Valet "Spara optimerar för snabb webbvisning" ska vara valt. För att slutligen optimera dokumentet väljer du menyn "Arkiv/Spara som..." och sparar ditt dokument ännu en gång.
Ofta vill man optimera dokumenten likadant och då gärna många samtidigt. Det passar bra när man har stora dokumentflöden till Acrobat och vissa av dessa alternativ kan du dessutom ställa in redan i Distiller för de "Bevakade mapparna" (In/Ut-mapparna enligt guiden Information om Adobe Acrobat »)
I menyn "Arkiv/Gruppbearbetning" hittar du de olika alternativen:
Här kan du på en grupp av dokument som du själv väljer utföra samma ändringar. Det finns några färdiga "sekvenser" i listan men du kan med menyn "Redigera gruppbearbetningssekvenser" skräddarsy nivåer av Dokumentskydd.
När du väljer en färdig sekvens får du markera de dokument du vill bearbeta:
skriv ut »